Manual de Contas

 

 

Os títulos e ou denominações das contas devem ser claros e simples, identificando da melhor forma os componentes a que elas representam.

 

O Plano de Contas é a estrutura básica da escrituração contábil, pois é a sua utilização que se estabelece o banco de dados com informações para geração dos Livros Contábeis e das Demonstrações Contábeis .

 

Para o registro das operações das empresas deve ser adotado o Método das Partidas Dobradas que diz que:

Para cada débito existe um crédito de igual valor e vice-versa.

 

Elementos da Partida ou Lançamento:

Data e local do registro
a	Conta Debitada
	Conta Creditada
Histórico e Valor		R$ 0,00

 

Função e Funcionamento das Contas

 

ATIVO

 

ATIVO CIRCULANTE

 

DISPONIBILIDADES

 

Caixa

Função:
Controlar as disponibilidades imediatas da empresa, mantidas em cofre.

Funcionamento:
Devem ser registrados nessa conta os recebimentos e pagamentos que ocorrerem no dia a dia.

Debita-se sempre que ocorrer entrada ou recebimento de dinheiro, qualquer que seja a origem.
Credita-se sempre que ocorrer saída de numerário, qualquer que seja a finalidade.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa o valor em numerário existente na empresa.

 

Bancos Conta Movimento

Função:
Controlar as disponibilidades imediatas da empresa, mantidas em depósito nas instituições financeiras.

Funcionamento:
Debita-se sempre que ocorrerem depósitos bancários, resgates de aplicações financeiras ou recebimentos de créditos na empresa, por via bancária, de qualquer origem.

Credita-se sempre que ocorrer emissão de cheques, transferência de valores para aplicação financeira ou débitos na conta bancária.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa as disponibilidades imediatas da empresa nas instituições financeiras.

 

Aplicações Financeiras

Função:
Controlar os valores aplicados em instituições financeiras, tais como: Fundos de Investimentos, Certificados de Depósitos Bancários, entre outros.

Funcionamento
Debita-se pela transferência de valores para aplicação financeira e pelos rendimentos gerados no período.
Credita-se pelo resgate ou liquidação da aplicação financeira e pelos impostos incidentes quando do resgate ou rendimento.

Esta conta, de preferência, deverá ser controlada analiticamente, ou seja, com subconta para cada aplicação. Caso se faça opção pela utilização apenas da conta sintética deverá ser mantido controle extra – contábil.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa valores aplicados nas instituições financeiras.

 

 

CRÉDITOS

 

Duplicatas a Receber

Função:
Controlar os valores a receber da empresa, gerados pelas Vendas de Produtos, Mercadorias ou Serviços.

Funcionamento:
Debita-se por ocasião da Venda a Prazo ou quando não ocorrer o recebimento imediatamente após a emissão da Nota Fiscal de Venda.
Credita-se quando do recebimento da duplicata, pela anulação da venda (Devolução), por descontos ou reduções nos valores a receber por qualquer motivo e pela liquidação como incobrável.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa os valores que a empresa tem para receber de terceiros, decorrentes das vendas a prazo.

 

Adiantamentos a Empregados

Função:
Controlar os adiantamentos concedidos aos empregados.

Funcionamento:
Debita-se sempre que ocorrer a efetivação do adiantamento por meio de numerário, cheques ou transferências bancárias.
Credita-se sempre que ocorrer a devolução ou realização do evento que motivou o adiantamento.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa valores que a empresa tem de crédito com terceiros em decorrência do adiantamento de numerário.

 

Impostos a Recuperar

Função
Controlar impostos a serem recuperados/compensados em períodos subsequentes.

Funcionamento:
Debita-se pela retenção de impostos por terceiros ou pela antecipação de algum imposto pela própria empresa.
Credita-se quando ocorrer a restituição ou utilização do crédito existente.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa valores que a empresa tem de crédito com algum órgão público nas esferas Municipal, Estadual ou Federal.

 

ESTOQUES

 

Estoque de materiais de limpeza, materiais de escritório, matérias primas, etc

Função:
Controlar nas contas deste subgrupo os materiais e produtos adquiridos pela, ainda não – utilizados na atividade industrial, comercial ou da prestação de serviços, inclusive os respectivos adiantamentos a fornecedores.

Funcionamento:

Debita-se:
A) Não tendo a empresa Controle dos Estoques Integrados à Contabilidade: pelos ajustes dos Estoques periódicos, ocorrendo aumento dos valores existentes, pelo controle permanente dos estoques, ou por contagem física, tendo como contrapartida a conta Resultado Comercial.
B) Tendo a empresa Controle dos Estoques Integrados à Contabilidade: pelas aquisições dos materiais; sendo a empresa industrial, excluído do valor do IPI e ICMS, e, se, comercial, excluído do ICMS.

Credita-se:
A) Não tendo a empresa Controle dos Estoques Integrados à Contabilidade: pelos ajustes dos Estoques periódicos, ocorrendo redução dos valores existentes, pelo controle permanente dos estoques, ou por contagem física, tendo como contrapartida a conta Resultado Comercial.
B) Tendo a empresa Controle dos Estoques Integrados à Contabilidade: pelo uso ou consumo dos materiais.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa o valor dos materiais em estoque mantidos pela empresa.

 

DESPESAS ANTECIPADAS

 

Despesas do Exercício Seguinte

Função:
Controlar as despesas que beneficiarão mais de um período.

Funcionamento:
Debita-se pelo pagamento ou ocorrência da despesa.
Credita-se pela apropriação mensal.

Saldo:
O saldo deve ser sempre devedor, pois expressa os gastos pendentes de apropriação nos meses seguintes.

 

 

ATIVO NÃO CIRCULANTE

 

REALIZÁVEL A LONGO PRAZO

 

Aplicações Financeiras de Longo Prazo

Função:
Controlar os valores aplicados em instituições financeiras, tais como: Fundos de Investimentos, Certificados de Depósitos Bancários, entre outros.

Funcionamento
Debita-se pela transferência de valores para aplicação financeira e pelos rendimentos gerados no período.
Credita-se pelo resgate ou liquidação da aplicação financeira e pelos impostos incidentes quando do resgate ou rendimento.

Esta conta, de preferência, deverá ser controlada analiticamente, ou seja, com subconta para cada aplicação. Caso se faça opção pela utilização apenas da conta sintética deverá ser mantido controle extra – contábil.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa valores aplicados nas instituições financeiras.

 

 

INVESTIMENTOS

 

Participações Societárias

Função:
Controlar os investimentos permanentes em outras empresas, como sócia, acionista ou quotista, com caráter permanente.

Funcionamento:
Debita-se:
Pela aquisição ou subscrição de participação societária ou pelo registro da equivalência patrimonial, no caso de investimento relevante, quando positivo.
Credita-se:
sempre que ocorrer a alienação da participação societária ou, sendo o investimento relevante, pelo recebimento de Dividendos, ou, ainda, pela equivalência patrimonial, quando negativa.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa valores que a empresa tem investido em outras empresas como participação societária.

 

IMOBILIZADO

 

Máquinas, Equipamentos, Veículos, Móveis e Utensílios, Computadores, Impressoras

Função:
Controlar as Imobilizações Permanentes em Máquinas, Equipamentos, Ferramentas, Veículos, Móveis e Utensílios, etc., necessárias a realização dos objetivos sociais da empresa.

Funcionamento:
Debita-se a conta específica deste item sempre que ocorrer a aquisição dos bens, pelo valor total despendido.
Credita-se sempre que houver a alienação ou baixa por sucateamento ou obsolescência do bem.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa valores que a empresa tem investido em Máquinas, Equipamentos, Veículos, etc.

 

Depreciações Acumuladas

Função:
Controlar as contas de Depreciações, oriundas do registro do desgaste de bens imobilizados pelo uso.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver a alienação ou baixa por sucateamento ou obsolescência do bem.
Credita-se sempre que houver registro de Depreciações do período contabilizadas como Custo ou Despesas.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa, em valores, o desgaste dos bens no processo Industrial, Comercial ou Administrativo, pelo uso.

 

INTANGÍVEL

 

Fundo de Comércio Adquirido

Função:
Controlar o investimento realizado quando da aquisição do ponto comercial.

Funcionamento:
Debita-se a conta sempre que ocorrer a aquisição do fundo de comércio, pelo valor total despendido.
Credita-se sempre que houver a alienação ou baixa (amortização).

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa valores que a empresa tem investido

 

 

PASSIVO

 

PASSIVO CIRCULANTE

 

Obrigações Trabalhistas

Função:
Registrar e controlar as obrigações decorrentes das relações trabalhistas com os empregados, inerentes aos salários, férias, etc.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver a liquidação das obrigações com dinheiro, cheque ou crédito em conta ou, ainda, pelo estorno ou cancelamento da operação que deu origem ao crédito.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa as obrigações com empregados.

 

Obrigações Sociais

Função:
Registrar e controlar as obrigações pecuniárias decorrentes da legislação previdenciária.

Funcionamento:
Debita-se:
Sempre que houver o pagamento das obrigações ou, ainda, pelo estorno ou cancelamento da operação que deu origem ao crédito, entre elas: Salário – Família, Contribuição para o INSS, Contribuição para o FGTS, etc.
Credita-se:
pelo provisionamento das obrigações e pela retenção da parcela do INSS devidas pelos empregados, ao final de cada mês.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa as obrigações para com o INSS, FGTS, etc.

 

Obrigações Tributárias

Função:
Registrar e controlar as obrigações decorrentes dos tributos retidos ou devidos pela empresa, em virtude das Vendas de Produtos, Mercadorias, Serviços ou Lucros Apurados.

Funcionamento:
Debita-se:
Sempre que houver o recolhimento das obrigações ou, ainda, pelo estorno ou cancelamento da operação que deu origem ao crédito.
Credita-se:
pelo provisionamento ou retenção dos impostos, no final de cada mês, em decorrência das Vendas de Produtos, Mercadorias ou Serviços ou pela determinação dos impostos sobre os lucros no final do exercício.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa as obrigações para com os diversos órgãos da Fazenda Municipal, Estadual e Federal.

 

Obrigações com Fornecedores

Função:
Registrar e controlar as obrigações para com fornecedores, decorrentes da aquisição de bens ou serviços.

Funcionamento:
Debita-se:
Sempre que houver a liquidação da obrigação ou, ainda, pela Devolução dos Bens ou cancelamento dos Serviços ou Descontos Obtidos com os credores.

Credita-se:
sempre que ocorrer a aquisição de bens ou serviços.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa as obrigações para com os fornecedores de bens ou serviços.

 

Empréstimos

Função:
Registrar e controlar as obrigações decorrentes dos contratos de financiamentos obtidos nas Instituições Financeiras.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver o pagamento de parte ou de todo o valor devido ou, ainda, pelo estorno ou cancelamento da operação que deu origem ao crédito.
Credita-se pelo recebimento ou disponibilidade do crédito relativo ao empréstimo e pelos encargos financeiros devidos no período.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa as obrigações para com as instituições financeiras.

 

Contas a pagar

Função:
Registrar e controlar as obrigações decorrentes das demais contas a pagar a terceiros, tais como: serviços públicos, serviços ou honorários de terceiros a pagar, etc.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver o pagamento da obrigação ou, ainda, pelo estorno ou cancelamento da operação que deu origem ao crédito.
Credita-se pelo provisionamento ou registro da conta a pagar, pelo regime de competência no final de cada mês.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa as obrigações para com os diversos órgãos que prestam serviços públicos ou terceiros credores.

 

 

PASSIVO EXIGÍVEL A LONGO PRAZO

 

As contas que compõem o Passivo Exigível a Longo Prazo têm as mesmas Funções/Funcionamento/Saldos das suas contas congêneres do Passivo Circulante.

A diferença está no prazo de vencimento da Obrigação. Enquanto no primeiro enquadram-se as obrigações até o final do exercício seguinte, neste grupo figuram as obrigações vencíveis após o exercício seguinte.

 

 

PATRIMÔNIO LÍQUIDO

 

Capital social ou Capital Subscrito

Função:
Registrar o capital subscrito e/ou integralizado, quando do registro da Firma Individual, ou da constituição das sociedades ou, ainda, decorrente de aumentos posteriores oriundos de lucros ou novos investimentos.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver a redução por compensação de prejuízos, devolução do Capital Social ou, ainda, pelo resgate ou reembolso.
Credita-se pelo registro do capital inicial, bem como pelos aumentos posteriores.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa uma obrigação da empresa para com os proprietários, sem prazo ou data específica de devolução ou pagamento.

 

Reservas de Capital

Função:
Registrar a correção do Capital Realizado, pendente de incorporação, bem como outras reservas decorrentes de operações que não transitaram pelas contas de resultado, como é o caso de doações, subvenções, etc.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver a incorporação da reserva ao Capital Social, pela compensação de prejuízos ou por ajustes efetuados.
Credita-se pelo registro da Correção Monetária do Capital Realizado ou do Recebimento de valores a título de doação, incentivo, etc., não-considerado como receita.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa valores pertencentes aos sócios, pendentes de incorporação ao capital social.

 

Reservas de Reavaliação

Função:
Registrar a diferença entre o valor histórico e o valor de avaliação dos bens do imobilizado, com base em Laudo Pericial de avaliação.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver a incorporação da reserva ao Capital.
Credita-se por ocasião da reavaliação dos bens, pela diferença entre o valor da avaliação e o valor contábil.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa o valor agregado aos bens do Imobilizado, pendente de incorporação ao Capital.

 

Reservas de Lucros

Função:
Registrar as reservas de qualquer espécie que sejam oriundas de lucros da empresa, entre elas a Reserva Legal, as Reservas Estatutárias, de Lucros a Realizar, etc.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver a utilização da reserva para aumento de capital, reversão para lucros acumulados ou compensação de prejuízos.
Credita-se pela formação da reserva pela transferência da conta de Lucros Acumulados.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa uma dotação pertencente aos sócios, pendente da decisão desses quanto à sua destinação definitiva.

 

Lucros e ou Prejuízos Acumulados

Função:
Registrar o valor dos Lucros ou Prejuízos à disposição dos proprietários, sócios ou acionistas para destinação ou compensação com resultados dos períodos seguintes.

Funcionamento:
Debita-se sempre que ocorrer a destinação para distribuição aos sócios, incorporação ao Capital ou formação de Reservas, ou por compensação de prejuízos.
Credita-se pelo Lucro Apurado no período.

Saldo:
Quando existirem Lucros Acumulados, será sempre SALDO CREDOR, pois representa parcela dos lucros pendentes de destinação pelos proprietários, sócios ou acionistas.
Quando existirem prejuízos acumulados, será sempre SALDO DEVEDOR, pois representa prejuízos pendentes de compensação com lucros dos períodos seguintes.

 

 

CUSTOS

 

Custo de matérias primas

Função:
Registrar, em cada conta específica, as aquisições de Matéria – Prima ou Materiais a serem utilizados no processo industrial.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver a aquisição de Matéria – Prima ou Materiais.
Credita-se mensalmente pelo ajuste dos estoques e, no final do exercício, pela transferência do saldo para Resultado Industrial. Poderá ser creditada, também, pelo destaque do IPI e ICMS inclusos no valor dos materiais.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa o valor das Matérias-Primas ou Materiais adquiridos para serem utilizados no processo de produção.

 

Custo de Mão de Obra

Função:
Registrar em cada conta específica os Custos Diretos com empregados e correspondentes Encargos Trabalhistas e Sociais.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver o provisionamento ou pagamento dos salários e pelo provisionamento dos encargos correspondentes, nas suas contas específicas.
Credita-se no final do exercício pela transferência do saldo para a conta Resultado Industrial.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa o valor dos Custos com Mão-de-Obra Direta, Aplicados na Produção.

 

Gastos gerais de produção

Função:
Registrar, em cada conta específica, os Gastos Gerais necessários à produção.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver o pagamento ou provisionamento do gasto.
Credita-se no final do exercício pela transferência do saldo para a conta Resultado Industrial ou da Prestação de Serviços.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa o valor dos Gastos Gerais Aplicados na Produção no período.

 

 

DESPESAS

 

Despesas de Comercialização

Função:
Registrar, em cada conta específica, as Despesas com a Comercialização dos Produtos, Mercadorias ou Serviços para atender aos objetivos da empresa.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver o pagamento ou provisionamento da despesa no período.
Credita-se, no final do exercício, pela transferência do saldo para a conta Resultado do Exercício.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa o valor das Despesas de Comercialização do período.

Despesas Administrativas

Função:
Registrar, em cada conta específica, as Despesas com a Administração do negócio, para atender aos objetivos da empresa.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver o pagamento ou provisionamento da despesa no período.
Credita-se, no final do exercício, pela transferência do saldo para a conta Resultado do Exercício.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa o valor das Despesas de Administração do período.

 

Despesas Tributárias

Função:
Registrar, em cada conta específica, as despesas com impostos e taxas não-relacionados diretamente com a comercialização dos Produtos, Mercadorias ou Serviços, porém decorrentes dos objetivos da empresa.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver o pagamento ou provisionamento do imposto ou taxa no período.
Credita-se, no final do exercício, pela transferência do saldo para a conta Resultado do Exercício.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa o valor dos impostos e taxas pagas ou devidas pela empresa no período.

Despesas Financeiras

Função:
Registrar em cada conta específica as Despesas Financeiras decorrentes da necessidade de Capital de Giro ou do financiamento de ativos.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver o pagamento ou provisionamento de despesas financeiras.
Credita-se, no final do exercício, pela transferência do saldo para a conta Resultado do Exercício.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa o valor das Despesas Financeiras do Período.

Despesas Não Operacionais

Função:
Registrar, em cada conta específica, as Despesas Não – Operacionais, entre elas o Custo da Alienação de Ativos Permanentes e outras que não fazem parte dos objetivos da empresa.

Funcionamento:
Debita-se sempre que houver o pagamento de despesas alheias ao objeto social ou pela baixa do valor original corrigido dos bens vendidos.
Credita-se, no final do exercício, pela transferência do saldo para a conta Resultado do Exercício.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO DEVEDOR, pois representa o valor das despesas do período.

 

 

RECEITAS

 

Receitas

Função:
Registrar, em cada conta específica, as receitas decorrentes de Vendas de Mercadorias, Vendas de Produtos ou Receitas de prestação de Serviços.

Funcionamento:
Debita-se, no final do exercício, pela transferência do saldo para a conta Resultado do Exercício.
Credita-se sempre que ocorrer a concretização da venda de produtos.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa o valor das Receitas de Vendas de Produtos do período.

 

Receitas Financeiras

Função:
Registrar, em cada conta específica, as receitas decorrentes de aplicações financeiras, juros cobrados por atraso ou descontos obtidos.

Funcionamento:
Debita-se no final do exercício pela transferência do saldo para a conta Resultado do Exercício.
Credita-se sempre que houver a ocorrência de receitas financeiras.

Saldo
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa o valor das Receitas Financeiras do período.

 

Receitas Não Operacionais

Função:
Registrar, em cada conta específica, as receitas não – operacionais, entre elas as Receitas de Alienação de Ativos Permanentes, além de outras que não fazem parte dos objetivos da empresa.

Funcionamento
Debita-se no final do exercício pela transferência do saldo para a conta Resultado do Exercício.
Credita-se sempre que houver o recebimento ou registro da receita no período.

Saldo:
Deve apresentar sempre SALDO CREDOR, pois representa o valor das Receitas do período.

 

 

CONTAS DE APURAÇÃO

 

Resultado do Exercício

Função:
Receber os custos e receitas para fins de apuração do resultado intermediário.

Funcionamento:
Debita-se à conta específica, pela transferência dos saldos das contas de custos em contrapartida destas.
Credita-se à conta específica, pela transferência dos saldos das contas de receitas em contrapartida dessas.

Saldo:
O saldo poderá ser devedor, se apurado prejuízo, credor, se apurado lucro ou “zero” se for nulo o resultado. Sendo transitório, deverá ser transferido para Resultado do Exercício.

 

PARA VOCÊ MEMORIZAR O ESQUEMA DE DÉBITO E CREDITO DE CONTAS:

 

Contas do ativo : DEBITAR
Contas do passivo: CREDITAR

Contas de Despesas: DEBITAR
Contras de Receitas: CREDITAR

– DEBITAR onde se aplica o recurso
– CREDITAR a fonte do recurso

 

Um outro esquema para memorizar:

D A C O

D – Debita onde
A – Aplica os recursos
C – Credita
O – Origem dos recursos