LIVROS CONTÁBEIS
Livros Obrigatórios
São livros obrigatórios em conformidade com a legislação vigente:
A) Livro Diário
O Livro Diário registra todos os fatos que afetam o patrimônio, em ordem cronológica de dia, mês e ano, podendo contar com livros auxiliares para registrar operações específicas ou a movimentação de determinadas contas.
Foi instituído pelo decreto lei 486 de 03/03/69 e regulamentado pelo decreto lei 64.567 de 22/05/69.
O modelo pode ser definido pela empresa.
Destina-se a escrituração do movimento diário da empresa, devendo ser registrados todos os fatos contábeis que nela ocorrerem no dia a dia.
Sua escrituração não pode atrasar-se por mais de 180 dias.
É um livro obrigatório pela legislação comercial, estando sujeito as exigências intrínsecas e extrínsecas.
Seu registro (autenticação) é feito:
– Para empresas comerciais e industriais nas Juntas Comerciais;
– Para empresas prestadoras de serviços nos cartórios de registro de pessoas jurídicas.
Admite-se a escrituração resumida do Diário, por totais que não excedam o período de 1 (um) mês, relativamente às contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individual e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação.
Os documentos que serviram de base para a escrituração deverão ser conservado pelo prazo mínimo de 5 anos.
Estes documentos são: Notas Fiscais, Recibos de Aluguéis, Contas de Agua, Luz e Telefone, Duplicatas, Darfs, GPS (10 anos), Gares, GNRE, Guias diversas de Imposto Sindical, Imposto sobre Serviços, Taxas de Licença e Funcionamento, Taxas diversas que forem pagas, etc.
B) Livro Razão
O Livro Razão registra, também, todos os fatos, só que dando ênfase às contas que compõem o patrimônio. É esse livro que permite conhecer a movimentação de débito e crédito de cada elemento que compõe o patrimônio da empresa.
Controla o movimento de cada conta registrada no diário, separadamente. Deste livro extraímos o balancete.
A escrituração do livro razão passou a ser obrigatória a partir de 1991 (artigo 14 da lei 8.218 de 29/08/91).
Livros Auxiliares
Embora obrigatórios perante o fisco, os livros citados a seguir podem ser utilizados na escrituração contábil como auxiliares, reduzindo bastante o volume de registros contábeis no Livro Diário.
A) Livro Caixa
Esse livro tem a finalidade de registrar as entradas e saídas de numerário. Os registros devem ser efetuados em ordem cronológica e, por isso, pode ser utilizado como auxiliar do Livro Diário, devendo, nesse caso, atender a todas as formalidades exigidas.
Ressalte-se que as empresas optantes pelo SIMPLES estão obrigadas, perante o fisco, à escrituração do Livro Caixa, observando as exigências contidas na Lei no 9.317/96 e as demais formalidades, inclusive quanto aos termos de abertura e encerramento.
Devemos escritura-lo diariamente.
Foi instituído pela lei 8.541/92.
Formalidades dos Livros
Do Livro Diário
O Livro Diário pode ser escriturado de forma manuscrita, mecanizada ou informatizada.
A escrituração do Livro Diário deve obedecer ao Código Comercial e às Normas Brasileiras de Contabilidade quanto à sua forma, devendo:
Ser escriturado em idioma e moeda corrente nacionais;
Não conter rasuras;
Obedecer à ordem cronológica dos fatos, podendo, nesse caso, ser escriturado de forma RESUMIDA ou SINTÉTICA, diária ou mensal, respaldado em livros auxiliares ou fiscais;
Basear-se em documentos que deram suporte e que comprovem as operações registradas;
O Livro Diário Manuscrito deve, antes do início da utilização, ter lavrado Termo de Abertura e Termo de Encerramento, que serão assinados por profissional habilitado e pelo dirigente da empresa, devendo ser registrado na Junta Comercial ou no Cartório em que estiverem arquivados os atos constitutivos;
O livro escriturado por processo mecanizado ou informatizado, após sua utilização, deve conter, na primeira e última folhas, os respectivos Termos de Abertura e de Encerramento, devidamente assinados por profissional habilitado e pelo dirigente de empresa, devendo ser encadernado e registrado na Junta Comercial ou no Cartório em que estiverem arquivados os atos constitutivos.
Do Livro Razão
O Livro Razão pode ser escriturado por processo manuscrito, mecânico ou informatizado e não deve conter rasuras, entrelinhas ou qualquer indício que ponha em dúvida os registros.
Após a escrituração, deve ser encadernado, sendo dispensado de autenticação e registro na Junta Comercial ou no Cartório.